01
Er wiederholt sich
Mindestens wöchentlich, meist häufiger. Ein Ablauf, der viermal im Jahr vorkommt, ist selten die Investition wert.
Business Automation
Deine Systeme können mehr, als sie bei Dir tun
Zwischen Website, CRM, Buchhaltung und Shop gibt es Übergaben, die heute jemand von Hand macht. Wir verbinden die Systeme über ihre Schnittstellen und lassen die Abläufe dazwischen von selbst laufen. Ohne neue Software, ohne Systemwechsel.
n8n auf Schweizer Servern
Abläufe gehören Dir
Dokumentiert übergeben
workflow · auftrag-zu-rechnung
- Anfrage im Webformular
- Kontakt prüfen und anlegen
- Offerte als Entwurf erstellen
- Auftrag und Aufgabe anlegen
- Rechnung aus erfassten Stunden
Handgriffe vorher
5
nachher
1
Definition
Was Business Automation ist
Business Automation bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen bestehenden Systemen von Software ausführen zu lassen statt von Menschen. Ein Ablauf wird einmal beschrieben, mit Bedingungen und Ausnahmen versehen und läuft danach bei jedem Auslöser gleich ab.
Der Begriff wird häufig mit zwei Nachbarn verwechselt. Robotic Process Automation ahmt Klicks in Benutzeroberflächen nach und wird dort eingesetzt, wo ein System keine Schnittstelle hat. Prozessdigitalisierung überführt einen Papierablauf in ein digitales Formular, ohne ihn zu automatisieren. Business Automation arbeitet über Schnittstellen. Sie ist stabiler als RPA und geht weiter als reine Digitalisierung.
Für ein KMU heisst das konkret: Zwischen Website, CRM, Buchhaltung, Zeiterfassung und Shop gibt es Übergaben. Jede dieser Übergaben ist ein Kandidat.
Drei Begriffe, die oft vermischt werden
Prozessdigitalisierung
Papier wird zum digitalen Formular. Der Ablauf bleibt manuell.
Robotic Process Automation
Software klickt in der Oberfläche nach. Bricht, sobald sich die Oberfläche ändert.
Business Automation
Systeme tauschen Daten über ihre Schnittstellen aus. Stabil, nachvollziehbar, dokumentierbar.
Woran Du erkennst, dass sich Automatisieren lohnt
Vier Merkmale machen einen Ablauf zum Kandidaten. Je mehr davon zutreffen, desto klarer die Sache. Trifft keines zu, sagen wir Dir das, bevor Du dafür zahlst.
02
Er folgt Regeln
Wenn Du erklären kannst, wann was passiert, lässt es sich bauen. Wo ein Mensch jedes Mal neu urteilen muss, nicht.
03
Er berührt mehrere Systeme
Genau an den Übergaben zwischen zwei Programmen entsteht die Handarbeit, die sich abschaffen lässt.
04
Ein Fehler kostet
Eine vergessene Rechnung, ein doppelt angelegter Kunde, eine Bestellung ohne Auftrag. Automatisierung nimmt diese Fehlerquelle raus.
Welche Abläufe wir automatisieren
Vier Bereiche, in denen bei Schweizer KMU regelmässig die meiste Handarbeit steckt.
Verkauf und Angebotsprozess
Aus einer Anfrage entsteht ein Kontakt, eine vorbereitete Offerte und nach der Annahme der Auftrag. Ohne dass jemand dieselben Angaben dreimal eintippt.
- Formular zu Kontakt
- Offerte als Entwurf
- Auftrag nach Annahme
Fakturierung und Zahlungseingang
Erfasste Stunden werden zu Rechnungspositionen, wiederkehrende Rechnungen laufen ohne Zutun, Zahlungseingänge werden dem Beleg zugeordnet.
- Stunden zu Rechnung
- Wiederkehrende Rechnungen
- Erinnerung vor der Mahnstufe
Stammdaten zwischen Systemen
Kontakte, Artikel und Preise bleiben in beide Richtungen abgeglichen, mit einer klar definierten führenden Seite pro Feld. Doppelte Datensätze werden vor dem Schreiben erkannt.
- Abgleich in beide Richtungen
- Dublettenprüfung
- Führende Seite pro Feld
Auswertungen und Berichte
Zahlen aus mehreren Quellen landen zum Stichtag im fertigen Bericht, statt dass jemand am Monatsanfang Tabellen zusammenkopiert.
- Daten aus mehreren Quellen
- Fester Versandtermin
- Anbindung an Web Analytics
Systeme, die wir anbinden
Wir arbeiten mit dem, was Du hast. Voraussetzung ist eine Schnittstelle. Bei Schweizer Geschäftssoftware ist das inzwischen die Regel.
bexio
Die häufigste Anfrage bei Schweizer KMU. Kontakte, Offerten, Aufträge, Rechnungen, Projekte und Zeiterfassung sind über die API erreichbar. Grenzen und Vorgehen stehen auf der eigenen Seite.
Projektzeit und Leistungserfassung
Erfasste Stunden fliessen mit Zuordnung zu Kunde, Auftrag und Tarif in die Fakturierung. Nicht verrechnete Stunden werden sichtbar, bevor der Monat zu ist.
CRM und Marketing
HubSpot, Pipedrive, Mailchimp und vergleichbare Systeme über ihre offiziellen Schnittstellen. Auch als Ziel für Leads aus einem Chatbot.
Onlineshops
Shopify und WooCommerce. Bestellungen werden zu Aufträgen, Bestände bleiben abgeglichen, Rechnungen entstehen mit korrekter Schweizer QR-Referenz.
Website und Formulare
Anfragen landen dort, wo sie hingehören, statt in einem Postfach. Mit Bestätigung an den Absender und Aufgabe für die zuständige Person.
Dein System steht nicht dabei?
Dann prüfen wir die Schnittstelle im Erstgespräch. Das kostet nichts, und wir sagen Dir ehrlich, wenn es technisch nicht geht.
Wie wir arbeiten
Vier Schritte. Nach jedem einzelnen hast Du etwas in der Hand, auch wenn Du danach nicht weitermachst.
Prozess-Analyse
Wir setzen uns mit Dir und den Leuten zusammen, die den Ablauf täglich machen. Wir zeichnen auf, was heute passiert, wo Daten von Hand wandern und wo Fehler entstehen. Danach prüfen wir technisch, welche Schritte über die vorhandenen Schnittstellen erreichbar sind.
Ergebnis: Eine priorisierte Liste mit Aufwand und erwartetem Nutzen je Automatisierung. Die Liste gehört Dir, auch wenn Du danach nicht mit uns weitermachst.
Aufbau und Test
Wir bauen den Ablauf zuerst gegen Testdaten, dann im Parallelbetrieb neben Deiner bisherigen Handarbeit. Erst wenn die Ergebnisse über mehrere Durchläufe übereinstimmen, schalten wir um.
Fehlerfälle werden dabei absichtlich provoziert, damit Du weisst, was passiert, wenn ein System nicht antwortet.
Übergabe mit Dokumentation
Du bekommst eine Beschreibung jedes Ablaufs: was ihn auslöst, welche Daten er anfasst, welche Bedingungen gelten, was im Fehlerfall passiert und wer benachrichtigt wird.
Sie ist so geschrieben, dass ein anderer Dienstleister damit arbeiten kann. Das ist Absicht.
Betrieb und Weiterentwicklung
Automatisierungen brechen, wenn sich eine Schnittstelle ändert. Wir überwachen die Abläufe, melden Störungen aktiv und passen an, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle umstellt.
Neue Anforderungen kommen als kleine Erweiterungen dazu, ohne dass jedes Mal ein Projekt daraus wird.
Werkzeugwahl
Warum n8n und nicht Zapier oder Make
Zapier und Make sind für den Einstieg gut. Wenn Dein Ablauf aus zwei Schritten besteht, sind sie die richtige Wahl, und wir sagen Dir das auch. Zwei Punkte sprechen bei ernsthaftem Einsatz dagegen.
Die Abrechnung. Beide zählen Durchläufe. Ein Ablauf, der hundertmal am Tag anspringt, wird schnell zum Abo-Posten, obwohl die Rechenleistung fast nichts kostet.
Der Ort. Bei beiden laufen Deine Geschäftsdaten über die Infrastruktur des Anbieters, meist ausserhalb der Schweiz. n8n lässt sich selbst hosten. Wir betreiben es auf Schweizer Servern, und die Ablauflogik gehört Dir. Sie liegt als Datei vor und lässt sich mitnehmen.
Wenn Du bereits mit Zapier arbeitest und es funktioniert, bauen wir nichts um, damit wir etwas zu bauen haben.
| Kriterium | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Abrechnung | pro Durchlauf | pro Operation | pro Instanz |
| Datenstandort | Anbieter | Anbieter | frei wählbar, bei uns Schweiz |
| Komplexe Logik | begrenzt | gut | frei, inklusive eigenem Code |
| Portabilität | an Konto gebunden | an Konto gebunden | Ablauf als Datei exportierbar |
| Sinnvoll ab | 1 bis 2 Schritte | mittlere Abläufe | Bedingungen und Fehlerbehandlung |
Was kostet Dich manueller Aufwand wirklich?
Trag ein, wie oft ein Ablauf bei Dir vorkommt und wie lange er dauert. Die Zahlen kommen von Dir, wir rechnen sie nur zusammen. Nichts davon verlässt Deinen Browser, solange Du keinen Report anforderst.
0
Stunden pro Jahr
CHF 0.–
Kosten pro Jahr
CHF 0.–
Mögliche Ersparnis pro Jahr
Das entspricht rund 0 Arbeitstagen pro Jahr, die für anderes frei werden. Richtwerte, keine Offerte.
Die Auswertung ist unterwegs. Schau in Dein Postfach, und falls nichts ankommt, auch kurz in den Spam-Ordner. Wir melden uns in den nächsten Arbeitstagen bei Dir.
Warum SEOX
Wir automatisieren zuerst bei uns selbst
Unsere eigene Auftrags- und Rechnungsabwicklung läuft über dieselben Mittel, die wir Dir anbieten. Wir kennen die Stellen, an denen Schnittstellen zicken, weil wir dort selbst hängengeblieben sind.
Für die Anbindung an bexio ist bei uns jemand zuständig, der die Software von innen kennt: Enzo, ehemaliger Head of Data bei bexio.
Preise
Was das kostet
Drei Bausteine, jeder einzeln buchbar. Den Preis nennen wir erst, wenn wir wissen, worum es geht. Alles andere wäre geraten.
0+
Jahre Erfahrung
0+
Kundenprojekte
0%
Kundenzufriedenheit
Die drei Bausteine
Prozess-Analyse mit priorisierter Liste
Einmalig
Umsetzung je Automatisierung
Festpreis
Überwachung und Störungsmeldung
Betrieb
Anpassung bei Schnittstellen-Änderungen
Betrieb
Dokumentation, die Dir gehört
Immer dabei
Festpreis
statt Stundenabrechnung
Monatlich
kündbarer Betrieb
auf Anfrage
nach Prozess-Analyse
Erstgespräch buchen
46+ Kundenprojekte seit Gründung
So kommst Du zum Preis:
- Erstgespräch, 30 Minuten, kostenlos
- Bandbreite direkt im Gespräch
- Verbindlicher Festpreis nach der Analyse
Der Betrieb ist monatlich kündbar. Bei 12 Monaten Laufzeit gewähren wir 5% Rabatt.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Was ist der Unterschied zwischen Business Automation und RPA?
Business Automation verbindet Systeme über ihre Schnittstellen. Robotic Process Automation steuert stattdessen die Benutzeroberfläche und klickt nach, was ein Mensch klicken würde. RPA ist die Notlösung für Software ohne Schnittstelle und bricht, sobald sich die Oberfläche ändert. Wenn eine Schnittstelle vorhanden ist, ist der Weg darüber die haltbarere Wahl.
Ab welcher Unternehmensgrösse lohnt sich Prozessautomatisierung?
Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Wenn eine Person zehn Stunden im Monat damit verbringt, Daten von einem System ins andere zu tippen, ist der Fall meist klar. Rechne es mit Deinen eigenen Zahlen durch, der Rechner auf dieser Seite macht nichts anderes.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Nein. Wir arbeiten mit den Systemen, die Du im Einsatz hast. Ein Systemwechsel ist ein eigenes Projekt mit eigenen Risiken, und er löst das Übergabeproblem nicht, sondern verschiebt es. Wenn eines Deiner Systeme keine brauchbare Schnittstelle hat, sagen wir Dir das im Erstgespräch.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Jeder Ablauf hat einen definierten Fehlerfall. Antwortet ein System nicht, wird der Durchlauf wiederholt und danach als offen markiert, statt still zu scheitern. Du bekommst eine Meldung, und der Vorgang bleibt bearbeitbar. Im Betriebspaket überwachen wir das aktiv und melden uns, bevor Du es merkst.
Gehören uns die Automatisierungen?
Ja. Die Ablauflogik liegt in n8n als exportierbare Datei vor, die Dokumentation beschreibt jeden Ablauf im Detail. Wenn Du den Anbieter wechseln willst, nimmst Du beides mit. Wir bauen keine Abhängigkeit ein, die wir später als Argument brauchen.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Auf Servern in der Schweiz. Wir betreiben n8n selbst, statt einen US-Dienst dazwischenzuschalten. Welche Daten ein Ablauf anfasst und wie lange etwas zwischengespeichert wird, steht in der Dokumentation zum jeweiligen Ablauf.
Zeig uns einen Ablauf, der Dich nervt
30 Minuten, kostenlos. Du beschreibst einen Ablauf, den heute jemand von Hand macht. Wir sagen Dir, ob er sich über die vorhandenen Schnittstellen automatisieren lässt und ob es sich für Dich rechnet.